I flexible benefit sono prestazioni, beni e servizi che il datore di lavoro mette a disposizione dei dipendenti in forma non monetaria, con trattamento fiscale agevolato rispetto alla retribuzione ordinaria. Il lavoratore riceve un budget da spendere in una selezione di benefit scelti in base alle proprie esigenze, senza che questi concorrano alla formazione del reddito imponibile entro i limiti previsti dalla normativa. Lo strumento rientra nel perimetro del welfare aziendale e viene analizzato sia in fase di progettazione del piano retributivo sia in sede di contrattazione collettiva o accordo individuale.

Flexible benefit: cosa sono e come funzionano

I flexible benefit rappresentano una particolare categoria di benefit aziendali che comprendono un’ampia gamma di opere, servizi, prestazioni e utilità che il datore di lavoro può riconoscere ai dipendenti con l’obiettivo di migliorarne il benessere e le condizioni di vita. Solitamente tale complesso di benefit ricade nel più ampio concetto di welfare aziendale Si tratta, in sostanza, di strumenti che generano vantaggi indiretti tanto per il lavoratore, quanto per il datore di lavoro (imprese, professionisti, enti non commerciali), con una funzione sia incentivante sia di valorizzazione della prestazione lavorativa. Una delle loro caratteristiche principali è la flessibilità, in quanto consentono infatti al dipendente di costruire in modo personalizzato il proprio pacchetto retributivo, scegliendo la combinazione più adatta tra componenti monetarie, beni, servizi e prestazioni.

Definizione dei flexible benefit

I flexible benefit sono prestazioni di welfare erogate dal datore di lavoro in sostituzione o in aggiunta alla retribuzione in denaro, che il dipendente può selezionare all’interno di un catalogo predefinito. Il catalogo comprende tipicamente aree come salute, previdenza, istruzione, mobilità, assistenza familiare e tempo libero. Ogni voce del catalogo deve rispettare i requisiti normativi previsti dall’articolo 51 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) per godere del regime di esenzione fiscale.

Il termine flexible deriva dalla possibilità di personalizzare la composizione del pacchetto: due dipendenti con lo stesso budget possono fare scelte completamente diverse, uno destinando tutto alla sanità integrativa e l’altro suddividendo il budget tra rimborso delle spese scolastiche dei figli e abbonamento ai trasporti pubblici. Questa personalizzazione distingue i flexible benefit dai benefit fissi, che vengono assegnati in modo uniforme senza margine di scelta.

Come funziona un piano di flexible benefit

Il piano di flexible benefit prevede che l’azienda assegni a ciascun dipendente, o a categorie omogenee di dipendenti, un budget welfare annuale espresso in euro. Il budget viene reso disponibile attraverso una piattaforma welfare, uno strumento digitale che raccoglie il catalogo dei benefit disponibili e registra le scelte del dipendente nel corso dell’anno. L’accesso alla piattaforma avviene generalmente tramite credenziali personali, con visibilità sul saldo residuo e sullo storico degli utilizzi.

Il dipendente sceglie come allocare il proprio budget tra le categorie disponibili entro la scadenza definita dal regolamento aziendale. L’erogazione avviene in forma diretta con l’acquisto del servizio da parte del datore di lavoro per conto del dipendente o in forma di rimborso, con il dipendente che anticipa la spesa e carica il giustificativo sulla piattaforma per ottenere il rimborso. Le due modalità possono coesistere nello stesso piano.

A chi possono essere riconosciuti i flexible benefit

I flexible benefit possono essere riconosciuti alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee di lavoratori, come previsto dall’articolo 51 del TUIR. La nozione di categoria omogenea non richiede che tutti i dipendenti abbiano lo stesso inquadramento contrattuale: possono essere definite categorie per area geografica, livello di responsabilità, tipologia di contratto o anzianità aziendale, purché il criterio di distinzione sia oggettivo e non discriminatorio.

L’erogazione a singoli dipendenti in forma nominativa non consente di accedere al regime di esenzione fiscale previsto per il welfare aziendale. Questa condizione è verificata dall’Agenzia delle Entrate in sede di controllo: piani costruiti con categorie fittizie o coincidenti con un solo soggetto vengono riqualificati come retribuzione in natura, con conseguente assoggettamento a contribuzione e tassazione ordinaria.

Generalità dei dipendenti e categorie omogenee

Ai fini dell’esenzione fiscale prevista dall’art. 51 del TUIR, i flexible benefit devono essere riconosciuti alla generalità dei dipendenti oppure a categorie omogenee individuate sulla base di criteri oggettivi. Come chiarito già dalla Circolare Ministeriale 326/E del 1997, non conta solo la categoria civilistica, come dirigenti, impiegati o operai, ma anche altri elementi verificabili, come livello, qualifica, funzione, sede, orario di lavoro o anzianità.

La stessa impostazione è stata confermata dalla Circolare n. 28/E del 2016 e dalla Circolare n. 5/E del 2018 dell’Agenzia delle Entrate, che hanno ribadito come il regime di favore non possa essere applicato a erogazioni selettive o costruite per attribuire il benefit a singoli lavoratori in modo discrezionale. Se manca una platea ampia o comunque omogenea, il benefit continua infatti a costituire reddito imponibile da lavoro dipendente.

In questa prospettiva, la nozione di categoria omogenea deve essere letta in senso sostanziale e non formale. Sono quindi ammesse differenziazioni del piano e degli importi quando poggiano su parametri oggettivi e non arbitrari, come confermato anche dalla Risoluzione n. 55/E del 2020, che ha ritenuto compatibile con il welfare aziendale un piano collegato a criteri come anzianità e orario di lavoro, purché non fondato su valutazioni individuali di merito.

Resta invece esclusa l’esenzione quando il welfare viene utilizzato per sostituire o integrare componenti retributive riferite a situazioni personali del singolo dipendente. In questo senso, la Risposta a interpello n. 57 del 2024 ha chiarito che condizioni personali come la maternità non possono, da sole, identificare una categoria di dipendenti rilevante ai fini dell’art. 51 del TUIR.

Flexible benefit e welfare aziendale

I flexible benefit si inseriscono all’interno di un piano di welfare aziendale più ampio, che può comprendere anche benefit non flessibili, misure di conciliazione vita-lavoro e servizi di supporto alla persona. La distinzione tra ciò che è flessibile e ciò che è fisso dipende dalla struttura del piano scelto dall’azienda e dagli accordi sindacali o regolamentari che ne disciplinano l’accesso.

Il rapporto tra flexible benefit e piano di welfare

Un piano di welfare aziendale è l’insieme organizzato delle misure non retributive che l’azienda mette a disposizione dei lavoratori. I flexible benefit ne sono la componente con maggior grado di personalizzazione: mentre alcune voci del piano (come la mensa aziendale o il servizio di trasporto collettivo) vengono erogate in modo uniforme, i benefit flessibili lasciano al dipendente la libertà di orientare il proprio budget in base alle proprie priorità.

La progettazione del piano richiede una mappatura preventiva delle esigenze della popolazione aziendale, spesso condotta attraverso sondaggi interni o analisi dei dati demografici. Aziende con una quota elevata di dipendenti con figli minori tenderanno a inserire nel catalogo servizi di istruzione e assistenza familiare; aziende con una forza lavoro più giovane potrebbero privilegiare mobilità sostenibile, sport e servizi digitali.

Budget di spesa, piattaforma e modalità di utilizzo

Il budget welfare assegnato al dipendente può essere uniforme per tutti i lavoratori o differenziato per categoria. Alcune aziende prevedono un budget base fisso e una quota aggiuntiva legata all’anzianità o al raggiungimento di obiettivi di performance. Il budget non utilizzato entro il termine dell’anno di piano decade o, in alcuni casi, viene riportato all’anno successivo secondo quanto previsto dal regolamento interno.

La piattaforma welfare è lo strumento operativo attraverso cui il piano viene gestito. Raccoglie il catalogo dei benefit, registra le scelte del dipendente, gestisce i flussi di rimborso e produce la reportistica per l’ufficio HR e per gli adempimenti fiscali. Le principali piattaforme disponibili sul mercato italiano offrono funzionalità di integrazione con i sistemi di paghe, consentendo una riconciliazione automatica tra budget assegnato e utilizzi registrati.

Erogazione volontaria, regolamento aziendale e contrattazione collettiva

I flexible benefit possono essere introdotti per scelta unilaterale del datore di lavoro, tramite regolamento aziendale, oppure per effetto di accordi sindacali aziendali o di settore. Il CCNL dei metalmeccanici, ad esempio, prevede dal 2016 una quota di welfare contrattuale obbligatoria che le aziende del settore devono erogare sotto forma di benefit o di contributo a piani di welfare. Questo schema è stato replicato in altri contratti collettivi nazionali.

L’erogazione volontaria non vincola l’azienda in modo definitivo: il regolamento interno può essere modificato con preavviso adeguato, purché le modifiche non incidano su diritti già acquisiti dai lavoratori. Gli accordi sindacali, al contrario, hanno forza contrattuale e possono essere modificati solo con il consenso delle parti firmatarie o alla scadenza naturale dell’accordo.

Chi rientra tra i familiari nei flexible benefit

La nozione di familiari considerati ai fini dei flexible benefit è cambiata più volte negli ultimi anni. Un primo intervento è arrivato con la legge di bilancio 2025, che ha modificato l’art. 12 del TUIR e, di riflesso, anche il perimetro dei benefit di welfare aziendale riconosciuti in favore dei familiari del dipendente.

In una prima fase, oltre a coniuge e figli, il riferimento era stato limitato ai soli ascendenti conviventi, come genitori e nonni, con esclusione di altri soggetti richiamati dall’art. 433 del codice civile, tra cui fratelli, sorelle, generi, nuore e suoceri. Questa restrizione non ha inciso solo sulle detrazioni per carichi di famiglia, ma anche sull’applicazione dell’art. 51, comma 2, del TUIR ai benefit riconosciuti per servizi destinati ai familiari, come istruzione, assistenza e altre utilità di welfare.

Per superare questo restringimento, è poi intervenuto il D.lgs. n. 192/2025, che ha riformulato l’art. 12, comma 4-ter, del TUIR con efficacia retroattiva dal 1° gennaio 2025. La nuova disciplina ha ampliato nuovamente la platea dei familiari considerati, recuperando in larga parte l’impostazione originaria e includendo anche i soggetti indicati dall’art. 433 del codice civile.

Resta però un limite aggiuntivo rispetto al passato: per essere considerati ai fini fiscali, tali familiari devono convivere con il dipendente oppure percepire assegni alimentari non derivanti da provvedimenti dell’autorità giudiziaria. In questo modo il legislatore ha riaperto il perimetro dei beneficiari del welfare aziendale, ma con una condizione ulteriore che rende oggi la disciplina più selettiva rispetto al passato.

Flexible benefit e fringe benefit: differenze operative e fiscali

Flexible benefit e fringe benefit appartengono entrambi alla categoria delle retribuzioni in natura, ma hanno caratteristiche operative e trattamenti fiscali distinti. La confusione tra i due termini è frequente, anche perché nella prassi aziendale vengono talvolta utilizzati come sinonimi. Sul piano normativo, tuttavia, le differenze sono rilevanti e incidono sull’imponibile fiscale e contributivo del lavoratore.

Cosa distingue i flexible benefit dai fringe benefit

I fringe benefit sono beni e servizi aggiuntivi alla retribuzione, concessi dal datore di lavoro a titolo individuale o come benefit standardizzato. Il codice tributario li assoggetta a tassazione solo se il loro valore complessivo supera determinate soglie annuali: per il 2024, la soglia generale è fissata a 1.000 euro, elevata a 2.000 euro per i dipendenti con figli fiscalmente a carico. Al di sotto di queste soglie, il valore dei fringe benefit non concorre al reddito imponibile del lavoratore.

I flexible benefit, inquadrati nel perimetro del welfare aziendale ex articolo 51 del TUIR, non hanno un limite di esenzione espresso in cifra fissa: la loro esenzione non dipende da una soglia monetaria ma dalla natura della prestazione e dal rispetto delle condizioni normative (generalità o categoria omogenea, rispetto del catalogo ammesso). Questo li rende potenzialmente più efficienti rispetto ai fringe benefit per valori di benefit elevati.

Beni e servizi che rientrano nei flexible benefit

Rientrano nei flexible benefit le prestazioni elencate nei commi 2 e seguenti dell’articolo 51 del TUIR e nella normativa di attuazione: contributi a fondi di previdenza complementare, contributi per l’assistenza sanitaria integrativa, rimborso delle spese per istruzione dei figli, servizi di trasporto collettivo, abbonamenti ai trasporti pubblici, servizi di assistenza ai familiari anziani o non autosufficienti, borse di studio, attività culturali e ricreative.

Per ciascuna categoria, la normativa prevede condizioni specifiche che il servizio deve rispettare per mantenere il regime di esenzione. I contributi a fondi pensione, ad esempio, sono esenti fino a 5.164,57 euro annui; i contributi per assistenza sanitaria integrativa versati a enti o casse con finalità assistenziale sono esenti fino a 3.615,20 euro annui. Superare questi limiti comporta la tassazione della quota eccedente come reddito da lavoro dipendente.

Quando un benefit rientra invece tra i fringe benefit

Un benefit rientra tra i fringe benefit quando viene erogato a titolo individuale, senza rispettare il requisito di generalità o categoria omogenea, oppure quando la sua natura non è riconducibile alle categorie di welfare esente previste dall’articolo 51 del TUIR. I casi più comuni sono la concessione di un’auto aziendale ad uso promiscuo, i buoni acquisto assegnati nominativamente, il rimborso di spese personali non rientranti nelle categorie ammesse al regime di welfare.

I buoni pasto meritano un’attenzione separata: sono tecnicamente fringe benefit, con esenzione fino a 8 euro al giorno per i ticket elettronici e fino a 4 euro per quelli cartacei, ma vengono spesso inclusi nei piani di welfare come voce aggiuntiva. La loro gestione segue regole proprie e non può essere confusa con quella dei flexible benefit in senso stretto.

Tassazione e disciplina dei flexible benefit

Il trattamento fiscale dei flexible benefit dipende dalla corretta applicazione dell’articolo 51 del TUIR, che disciplina la formazione del reddito da lavoro dipendente e stabilisce le condizioni per l’esenzione delle prestazioni di welfare. Una struttura del piano non conforme alle previsioni normative espone l’azienda a contestazioni in sede di verifica fiscale e a recupero delle imposte non versate, con sanzioni e interessi.

Il riferimento all’articolo 51 del TUIR

L’articolo 51 del TUIR stabilisce il principio generale secondo cui tutte le somme e i valori percepiti dal dipendente in relazione al rapporto di lavoro concorrono alla formazione del reddito imponibile. I commi successivi elencano le eccezioni: le prestazioni di welfare che non concorrono al reddito, a condizione che siano erogate alla generalità o a categorie omogenee di dipendenti e che rientrino nelle tipologie espressamente ammesse.

Le circolari interpretative dell’Agenzia delle Entrate, in particolare la circolare n. 28/E del 2016 e la circolare n. 5/E del 2018, hanno chiarito i criteri applicativi della norma, definendo cosa si intende per categoria omogenea, quali servizi sono ammessi e come gestire i piani che prevedono la conversione del premio di risultato in welfare. Questi documenti restano il riferimento operativo per la strutturazione dei piani.

Regime di esenzione e condizioni da rispettare

L’esenzione fiscale e contributiva dei flexible benefit è subordinata al rispetto di tre condizioni principali: la prestazione deve rientrare tra quelle elencate dall’articolo 51 del TUIR, deve essere erogata alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee definite con criterio oggettivo, e deve essere documentata in modo adeguato per consentire la verifica da parte dell’amministrazione finanziaria.

• Previdenza complementare: contributi esenti fino a 5.164,57 euro annui; la quota eccedente concorre al reddito imponibile e va indicata nella certificazione unica.
• Assistenza sanitaria integrativa: contributi a enti e casse con finalità esclusivamente assistenziale esenti fino a 3.615,20 euro annui, a condizione che l’ente sia iscritto nell’apposita anagrafe tributaria.
• Istruzione e rimborsi familiari: spese per la frequenza di asili nido, scuole di ogni ordine e grado, abbonamenti ai trasporti pubblici locali: esenti senza soglia specifica, purché documentate e coerenti con le finalità previste dalla norma.

Flexible benefit, premio di risultato e conversione in welfare

Il premio di risultato (PDR) è una voce retributiva variabile legata al raggiungimento di obiettivi aziendali misurabili. Dal 2016, la normativa consente ai lavoratori di convertire il premio di risultato in prestazioni di welfare, anziché percepirlo in denaro. Questa conversione è fiscalmente vantaggiosa: il premio convertito in welfare non è soggetto all’imposta sostitutiva del 5% prevista per i premi in denaro, né a contribuzione previdenziale.

La conversione può avvenire solo se il premio di risultato è stato previsto da un accordo aziendale o territoriale depositato presso l’Ispettorato del Lavoro, e solo entro i limiti di importo stabiliti dalla legge (80.000 euro di reddito del lavoratore nell’anno precedente; importo del premio fino a 3.000 euro, elevabile a 4.000 euro in presenza di coinvolgimento paritetico dei lavoratori nell’organizzazione del lavoro). I flexible benefit attivati tramite conversione del PDR seguono le stesse regole di esenzione previste per il welfare aziendale ordinario.

Esempi di flexible benefit aziendali

Il catalogo dei flexible benefit varia da azienda ad azienda in funzione del settore, della dimensione e delle esigenze della popolazione aziendale. Le categorie ammesse dalla normativa sono sufficientemente ampie da consentire piani diversificati, adatti sia a organizzazioni con prevalenza di lavoratori con famiglia sia a contesti con una forza lavoro più giovane e orientata a servizi digitali e mobilità.

Assistenza sanitaria integrativa

Tra i flexible benefit più utilizzati rientrano i contributi destinati all’assistenza sanitaria integrativa. Si tratta di somme versate dal datore di lavoro, oppure dal lavoratore nell’ambito del piano, a favore di enti o casse con finalità esclusivamente assistenziale, con un trattamento fiscale agevolato se sono rispettate le condizioni previste dall’art. 51, comma 2, lett. a), del TUIR.

Per rientrare nel regime di esenzione, i contributi devono essere previsti da contratto, accordo collettivo o regolamento aziendale e devono essere versati a fondi o casse iscritti all’Anagrafe dei fondi sanitari integrativi, operanti secondo principi di mutualità e solidarietà. Come chiarito dalla prassi amministrativa, l’assistenza sanitaria comprende prestazioni rivolte alla cura della malattia e al rimborso delle spese sostenute per il recupero della salute.

L’esenzione opera entro il limite complessivo di 3.615,20 euro annui, calcolato considerando sia i contributi versati dal datore di lavoro sia quelli eventualmente sostenuti dal dipendente. Se manca una base regolativa adeguata oppure non sono rispettati i requisiti previsti dalla normativa, il beneficio perde il regime di favore e concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente.

Servizi per familiari anziani e non autosufficienti

Tra i flexible benefit possono rientrare anche le somme e le prestazioni destinate all’assistenza di familiari anziani o non autosufficienti, secondo quanto previsto dall’art. 51, comma 2, lett. f-ter), del TUIR, purché siano riconosciute alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee. L’agevolazione riguarda non solo i servizi di assistenza in senso stretto, ma anche il rimborso di spese collegate, con l’obiettivo di favorire la conciliazione tra vita lavorativa e familiare.

Per soggetti non autosufficienti si intendono persone che non sono in grado di svolgere in autonomia attività quotidiane essenziali, oppure che necessitano di sorveglianza continua, condizione che deve risultare da certificazione medica. In via generale, per familiari anziani si fa riferimento ai soggetti che abbiano compiuto 75 anni, secondo l’orientamento dell’Agenzia delle Entrate.

Coperture per non autosufficienza e gravi patologie

Tra i flexible benefit possono essere inclusi anche i contributi e i premi versati dal datore di lavoro per coperture, anche assicurative, relative al rischio di non autosufficienza o di gravi patologie, ai sensi dell’art. 51, comma 2, lett. f-quater), del TUIR. Si tratta di un’area del welfare aziendale pensata per offrire una tutela aggiuntiva rispetto a situazioni che possono incidere in modo rilevante sulla vita personale e familiare del dipendente.

L’agevolazione riguarda prestazioni rivolte a sostenere la persona non autosufficiente nello svolgimento delle attività quotidiane, sia a domicilio sia presso strutture dedicate, e può estendersi anche a prestazioni sanitarie e assistenziali collegate a gravi condizioni patologiche. Anche in questo caso, per mantenere il regime di favore, restano necessari i requisiti generali previsti dall’art. 51 del TUIR.

Previdenza complementare

La previdenza complementare rappresenta una delle forme più rilevanti di flexible benefit, perché consente di destinare risorse a fondi pensione negoziali o a forme pensionistiche individuali con un trattamento fiscale agevolato. L’agevolazione, richiamata dall’art. 51, comma 2, lett. h), del TUIR e dall’art. 10, comma 1, lett. e-bis), riguarda sia i contributi versati dal datore di lavoro sia quelli versati dal lavoratore.

I contributi sono deducibili entro i limiti previsti dalla normativa e possono essere previsti anche da contratti o accordi collettivi. Inserita in un piano di flexible benefit, la previdenza complementare consente quindi di affiancare alla retribuzione una componente di tutela di lungo periodo, con vantaggi fiscali sia per il dipendente sia, sul piano del costo del lavoro, per l’azienda.

Istruzione ed educazione

Tra i flexible benefit rientrano anche le somme, i servizi e le prestazioni destinati all’istruzione e all’educazione dei familiari del dipendente, secondo quanto previsto dall’art. 51, comma 2, lett. f-bis), del TUIR, purché siano riconosciuti alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee.

L’ambito di applicazione è oggi più ampio rispetto al passato e comprende non solo asili nido e scuole dell’infanzia, ma anche servizi di mensa e attività integrative legate al percorso scolastico, ludoteche, centri estivi e invernali, borse di studio e rimborsi per rette scolastiche, tasse universitarie, libri di testo e altre spese collegate alla formazione.

Nel perimetro dei benefit esenti possono rientrare anche spese per dispositivi utilizzati nella didattica a distanza o per esigenze connesse ai DSA, oltre a servizi come trasporto scolastico, gite, visite di istruzione, baby-sitting e corsi di lingua frequentati fuori dall’orario scolastico. L’agevolazione può riguardare anche prestazioni rese da scuole non paritarie, mentre restano escluse le spese relative ad attività sportive svolte dai familiari del dipendente.

Servizi di mensa e servizi sostitutivi

Tra i benefit collegati al welfare aziendale rientrano anche il servizio mensa, i buoni pasto e le indennità sostitutive, disciplinati dall’art. 51, comma 2, lett. c), del TUIR. Il datore di lavoro può scegliere la soluzione più adatta alla propria organizzazione e, se necessario, adottare modalità diverse per categorie differenti di lavoratori.

Resta però fermo un principio operativo: nella stessa giornata il singolo dipendente non può cumulare servizio mensa, buono pasto e indennità sostitutiva. Allo stesso modo, non è possibile sommare buoni pasto e indennità per aumentare artificialmente la soglia di esenzione.

Sul piano fiscale, i buoni pasto non concorrono a formare reddito entro i limiti previsti dalla normativa, pari a 4 euro giornalieri per i ticket cartacei e 10 euro per quelli elettronici. La disciplina si applica anche ai lavoratori in smart working, secondo l’orientamento espresso dall’Agenzia delle Entrate.

I buoni pasto, inoltre, seguono regole di utilizzo precise: non possono essere ceduti, convertiti in denaro o commercializzati, devono essere usati dal titolare per l’intero valore facciale e non possono essere cumulati oltre i limiti previsti dalla disciplina di settore.

Oneri di utilità sociale

L’art. 51, comma 2, lettera f), del TUIR prevede che non concorra alla formazione del reddito di lavoro dipendente l’utilizzo di opere e servizi messi a disposizione dal datore di lavoro, sia su base volontaria sia in attuazione di contratti, accordi o regolamenti aziendali.

Tali benefit devono essere destinati alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee, nonché ai familiari individuati dall’art. 12 del TUIR, e dalle altre persone indicate nell’articolo 433 c.c.; e devono perseguire le finalità indicate dall’art. 100, comma 1, del TUIR. In particolare, tali interventi devono riguardare ambiti quali l’educazione, l’istruzione, la ricreazione, l’assistenza sociale e sanitaria, nonché le attività di culto.

Rispetto al passato, la norma ha ampliato l’ambito di applicazione dell’esenzione, in quanto oggi, infatti, i benefici restano esclusi da tassazione non solo quando sono concessi spontaneamente dal datore di lavoro, ma anche quando derivano da obblighi previsti da contratti o accordi aziendali.

Trasporto collettivo e abbonamenti al trasporto pubblico

Tra i flexible benefit legati alla mobilità rientrano il trasporto collettivo organizzato dal datore di lavoro e gli abbonamenti ai servizi di trasporto pubblico locale, regionale o interregionale. Ai sensi dell’art. 51, comma 2, lett. d) e d-bis), del TUIR, tali prestazioni non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente quando sono riconosciute alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee.

Nel caso del trasporto collettivo, l’agevolazione riguarda i servizi utilizzati per gli spostamenti tra abitazione e luogo di lavoro, anche se organizzati tramite terzi, purché il rapporto con il fornitore resti in capo al datore di lavoro. Per gli abbonamenti al trasporto pubblico, invece, il beneficio può consistere in somme erogate, rimborsate o sostenute direttamente dall’azienda e può riguardare anche i familiari fiscalmente a carico.

Le spese possono essere sostenute su base volontaria oppure in attuazione di contratti, accordi o regolamenti aziendali, restando comunque necessario il rispetto dei requisiti previsti dall’art. 51 del TUIR per mantenere il regime di esenzione.

Servizi digitali

I servizi digitali, come software educativi, servizi cloud o abbonamenti a piattaforme online, possono talvolta comparire nei piani di flexible benefit, ma la loro ammissibilità al regime di esenzione deve essere valutata caso per caso. Prima di inserirli nel piano, è quindi opportuno verificare con attenzione la loro qualificazione fiscale, per evitare contestazioni in sede di controllo.

Vantaggi dei flexible benefit per aziende e dipendenti

I flexible benefit producono vantaggi misurabili su entrambi i lati del rapporto di lavoro. Per il lavoratore, l’effetto principale è un incremento del potere d’acquisto reale, dato che il valore del benefit non viene eroso da tassazione e contribuzione. Per l’azienda, il risparmio contributivo e la deducibilità dei costi si combinano con effetti organizzativi positivi che incidono sulla stabilità della forza lavoro.

Potere d’acquisto e personalizzazione per il lavoratore

Un flexible benefit del valore di 1.000 euro vale per il lavoratore esattamente 1.000 euro di potere d’acquisto, senza che una parte venga assorbita da IRPEF e contributi previdenziali. Lo stesso importo erogato come retribuzione aggiuntiva, per un lavoratore con aliquota marginale IRPEF al 35% e contributi previdenziali al 9,19%, produrrebbe una disponibilità netta inferiore a 560 euro. La differenza aumenta al crescere del reddito del lavoratore e dell’aliquota marginale applicabile.

La personalizzazione del pacchetto aumenta la percezione del valore da parte del lavoratore: un benefit scelto in base alle proprie priorità, la retta scolastica del figlio, piuttosto che l’abbonamento alla palestra, ha un impatto soggettivo più alto rispetto a un benefit standardizzato ricevuto senza poterlo indirizzare.

Retention, employer branding e produttività per l’azienda

Per l’azienda, il vantaggio fiscale dei flexible benefit è diretto: i costi sostenuti per l’erogazione di welfare aziendale sono integralmente deducibili dal reddito d’impresa ai sensi dell’articolo 95 del TUIR, senza il limite del 5 per mille applicabile alle erogazioni liberali. I contributi versati per previdenza complementare e assistenza sanitaria sono esenti da contribuzione previdenziale, riducendo ulteriormente il costo del lavoro rispetto a un incremento retributivo di pari importo.

Sul piano organizzativo, i piani di flexible benefit incidono positivamente sulla retention: i lavoratori che percepiscono un pacchetto welfare strutturato e personalizzato mostrano tassi di turnover inferiori rispetto a contesti in cui la retribuzione è esclusivamente in denaro. Questo effetto è più pronunciato nelle fasce di lavoratori con figli a carico e nelle posizioni specializzate con alta domanda nel mercato del lavoro.

Benessere organizzativo e work-life balance

I flexible benefit che coprono aree come assistenza familiare, salute, mobilità e tempo libero contribuiscono a ridurre lo stress correlato alla gestione delle esigenze personali durante l’orario di lavoro. Questo effetto documentato in diversi studi sul benessere organizzativo si traduce in una riduzione dell’assenteismo e in un miglioramento della qualità del lavoro nelle ore effettivamente lavorate.

Il work-life balance, inteso come equilibrio tra impegni lavorativi e vita privata, è uno degli elementi più citati dai lavoratori nelle survey sulla soddisfazione professionale. I piani di welfare che includono flessibilità nella scelta dei benefit comunicano all’esterno un’attenzione concreta verso le esigenze dei lavoratori, con effetti positivi sull’employer branding e sulla capacità di attrarre candidati qualificati.

Quando i flexible benefit hanno un perimetro più adatto

I flexible benefit non sono adatti a qualsiasi contesto aziendale o a qualsiasi obiettivo retributivo. Esistono situazioni in cui lo strumento produce i risultati attesi e situazioni in cui richiede un’impostazione specifica per evitare inefficienze fiscali o operative. Riconoscere queste distinzioni permette di costruire piani più efficaci e meno esposti a contestazioni.

Quando inserirli in un piano di welfare aziendale

I flexible benefit hanno più senso in un piano di welfare strutturato quando il numero di dipendenti è sufficiente a formare categorie omogenee, quando il budget welfare supera le soglie dei fringe benefit e quando l’azienda ha già adottato o intende adottare una piattaforma per la gestione. Per le micro-imprese con meno di dieci dipendenti, il costo di impianto e gestione del piano può superare il vantaggio fiscale ottenuto, rendendo più efficiente un’impostazione semplificata basata sui soli fringe benefit.

Quando servono regole interne chiare

Un piano di flexible benefit privo di un regolamento interno scritto espone l’azienda a richieste difformi da parte dei lavoratori e a difficoltà in sede di verifica fiscale. Il regolamento deve definire i criteri di assegnazione del budget, le categorie ammesse, le modalità di rimborso, i termini di utilizzo e le conseguenze del mancato utilizzo entro l’anno. La sua redazione è un passaggio tecnico che richiede il coordinamento tra la funzione HR, il consulente del lavoro e, ove necessario, il legale d’impresa.

Quando il piano è introdotto tramite accordo sindacale, il regolamento interno deve essere coerente con i contenuti dell’accordo e non può prevedere condizioni peggiorative rispetto a quanto concordato con le rappresentanze dei lavoratori. In caso di discrepanza, prevale il contenuto dell’accordo.

Quando conviene distinguere flexible benefit e fringe benefit

Tenere separati sul piano gestionale i flexible benefit dai fringe benefit evita errori nella compilazione della certificazione unica e nella determinazione dell’imponibile contributivo. I due strumenti seguono regole diverse in termini di soglie, documentazione e categorie ammesse: una gestione unificata senza distinzione formale può portare a un’applicazione errata delle esenzioni, con il rischio di recupero delle imposte non versate in sede di accertamento.

La distinzione è particolarmente rilevante quando l’azienda eroga sia buoni pasto sia prestazioni di welfare esente: i primi seguono i limiti di esenzione dei fringe benefit, i secondi le condizioni dell’articolo 51 del TUIR. Mantenere le due categorie in silos distinti sia nella piattaforma welfare sia nella contabilità, semplifica la gestione degli adempimenti periodici e riduce la probabilità di errori in sede di chiusura del periodo fiscale.